Jak digitalizovat neziskovku? Recept od redakce PROPAMÁTKY

Znáte to, doma zůstala nabíječka a notebook už vydrží jen pár desítek minut. Nebo najednou obrazovka hlásí, že se něco pokazilo, data neexistují, zmizely texty i fotografie, nestačí počítač znovu vypnout a zapnout. Kolik lidí, tolik licencí na programy, složitá administrace a nakonec malý výkon. Tohle všechno má za sebou také Institut pro památky a kulturu, který dlouhodobě pomáhá zachraňovat české kulturní dědictví a svítí na cestu těm, kteří to dělají také. Teď se stává pilotní neziskovou organizací, která spojila svůj stávající Google Workspace s Chromebooky. Kolegové jsou tak propojení jako ještě nikdy. A stejně tak svět památek.

Proč tým PROPAMÁTKY zvolil Chromebooky?

„V Institutu pro památky a kulturu jsme hledali náhradu za dosluhující počítače. Naše organizace pracuje dennodenně on-line ze všech koutů Česka – spolehlivé stroje jsou pro nás nezbytností. Potřebovali jsme bezpečně sdílet data, ale prioritou byla taky úspora nákladů na pořízení a nulová zátěž pro správu IT zařízení v neziskovce,“ vysvětluje ředitel Institutu Aleš Kozák.

V redakci vznikají články o památkách, tištěný časopis, koncentrují se tu informace o dotacích a službách, připravují konference nebo editují fotografie či grafické návrhy. Redakce pracuje s velkou databází kontaktů a buduje komunitu dárců a příznivců.

Organizace řešila tři hlavní problémy. Tím prvním byla bezpečnost a správa, protože každé zařízení vyžadovalo individuální péči a placené licence. S růstem organizace to začalo být neudržitelné. Pak tu byla finanční náročnost, jelikož obnova hardwaru v kvalitě, kterou redakce potřebuje, byla s běžným neziskovým rozpočtem nereálná. A nakonec zařízení, jež je přímo určeno pro práci s cloudem a Google Workspace. „Chtěli jsme náš stávající cloudový prostor využívat naplno a lépe ho zorganizovat,“ doplňuje Aleš Kozák.

PROPAMÁTKY tak otestovaly to, na co už brzy mohou přejít další neziskovky: co nejjednodušší propojený systém. Na počátku roku začala redakce testovat tři nové Chromebooky. Zkoušeli je kolegové z různých oblastí, každý měl své nároky. Klíčová byla bezpečnost, potřeba práce s vizuály, bezproblémové psaní on-line i off-line, práce v adminu webových stránek a úprava fotografií.

Přechod z macOS nebo Windows na ChromeOS: Zkušenosti z redakční praxe

„Většina lidí má ze změn strach. I my jsme měli předsudky, které se však po pár dnech rozplynuly. Z Macu na ChromeOS? Přechod byl otázkou hodin. Rozhraní je intuitivní a vše podstatné se odehrává v prohlížeči. Úprava fotek bez Zoneru? Objevili jsme Photopea – český on-line grafický editor, jenž zvládne vše potřebné přímo v prohlížeči a zdarma. Práce off-line? Mýtus o nepoužitelnosti bez Wi-Fi padl. Stačilo povolit off-line režim v Google Workspace a v Chromebooku jsme měli rázem přístup k souborům i bez internetu,“ shrnuje zkušenost Aleš Kozák.

Jak Google Workspace šetří náklady na IT správu v neziskovce

Více času na pomoc památkám, méně na údržbu. Více času na nápady, kreativu. To vše při nižších nákladech. Neziskovky často bojují s nedostatkem prostředků na moderní technologie. Zkušenost redakce PROPAMÁTKY ukazuje, že cesta nevede přes nákup nejdražšího zařízení, ale přes propojený ekosystém. Chytrý a přitom jednoduchý, podobně jako hvězdná mapa, která dává celému vesmíru památek řád.

„Díky Chromebookům už v redakci neřešíme vzdálenosti mezi planetami vlastníků, úředníků nebo fanoušků. Vytvořili jsme si celou digitální galaxii, kde zbývá víc sil na to podstatné: svítit na cestu těm, kteří naše kulturní dědictví zachraňují pro budoucí generace,“ uzavírá Aleš Kozák.

Rychlý přehled: Proč Chromebook do neziskovky?

• Nulová cena za OS: ChromeOS je součástí zařízení, žádné drahé licence.
• Vysoká bezpečnost: Automatické aktualizace a šifrování dat v cloudu
• Rychlost: Start systému do 10 sekund, což šetří drahocenný čas v redakci.
• Udržitelnost: Chromebooky mají dlouhou životnost a nízkou spotřebu energie.

Nasazení proběhlo ve spolupráci s Acerem a Google Partnerem MeetCloud. Testovali jsme modely Acer Chromebook Plus Enterprise 516 a Plus Enterprise Spin 514, které se perfektně osvědčily a zůstávají součástí našeho redakčního vesmíru.